ファシリテーション④ ミーティングのファシリテーション

ファシリテーションについて書いています。

先日、あるクライアントと話をしていた時に思い出して、
数年前に書き物にしていたものを引っ張り出してきました。
部分ですが、ご紹介します。

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ファシリテーションがはやりである。
ミーティングを効率化していこうという思いが企業の細部に広がっている。
ファシリテーターを外部から招聘して会議を行うケースも増えているという。
ファシリテートは「容易にする」「楽にする」「促す」と訳があてられている。
発言を容易にし、楽にディスカッションさせ、決定を促す。
次に進めるためのスキルだ。頭ではわかっていても、なかなかできない簡単なこと。
それをルールに従って行おうと体系化したスキル。
会議やチームや組織。いろいろなレベルでのファシリテーションがあるが、
その基本を専門家に紹介していただこう。

『ファシリテーター型リーダーの時代』
　フランク・リース著、黒田由貴子著、プレジデント社刊から。

ファシリテーションのポイントは、
① 中立的な立場
② チームのプロセスを管理する
③ チームワークを引き出す
④ チームの成果が最大となるように支援する

なんだ、ファシリテーションとは、ドラッカーの言う「マネジント」を実現するための
ひとつの方法ではないか。

ここでは、ミーティングのファシリテーションの原則を、抜粋してみる。
・どうしても必要な時にだけ会議を開く
・妥当な成果を出すことに集中する
・時間を節約するために、必要であればあらかじめ参加者に宿題をだしておく
・全員が参加し、集中し、グループのシナジーと創造性を
　最大限に引き出す会議を設計することに時間をかける
・出席すべきメンバーが必ず出席するように働きかける
・予定した時間に開始し、終了する
・グループの焦点を成果に絞らせる
・開放的で信頼感にあふれる雰囲気を作るために、
　気分転換やちょっとした懇親のための時間を設ける
（ただし無駄に時間を使わないこと）
・作業方法、視覚的な資料、デモンストレーション、色使い、講演者の選定には、
　楽しさや変化をつける
・参加者の都合や予定に配慮し、会議時間は長くしすぎない
・会議が長時間に及ぶ場合には、参加者がその重要性を理解しているかを確認し、
　出席する価値のある会議にするように配慮する
・目標達成までのプロセスで障害にぶつかったり、行き詰ったりしたときには、
　いったん会議を終了させるかどうか、グループに判断させる

いかがだろう。
あなたが主催する会議やミーティングは以上の原則が貫かれているだろうか。
主催者であるあなたは認識できているだろうか。
出席者はどうだろう。あなたが認識しているとして、
あなたはそれを参加者にどうやって伝えているだろうか。

あなたが明日のミーティングをどうしようかと考えているなら、
ファシリテーターになりきってやってみることをお勧めしたい。
きっと、何かが変わると思うのだが。

日々のこと_20160501

先日、友人のお嬢様がアルバイトをしている
銀座のギリシャ料理に出かけました。

スタッフたちがとても明るい表情で
お料理も珍しいものばかり。
クールなお店でホットなひとときを過ごしました。

人は笑顔でいることで、ちょっと気分が楽になります。
笑顔を見ることでも、気持ちが和らぎます。

そういう時間をどれくらい持てるのか。

いつも笑顔に囲まれているようにするために
自分には何ができるのだろうか。
自分がどうしていたら、周りの皆さんも自分も
安らいだ気分でいられるのだろう。
そんなことを感じた一日でした。

あなたは、自分の笑顔に何点をつけますか。

ファシリテーション③ ルールを守る

ファシリテーションの話をしています。
今回は、ファシリテーションのルールについて。

ファシリテーション③。
「ルールを徹底することで、ミーティングは前に進む」

ファシリテーションにはいくつかの大切なルールがあります。
メンバーとファシリテーターがルールを守ることで、
ミーティングは見違えるように進化します。
そして、ルールを守り、ルールを守らせることが
ファシリテーターの最も大切な役割のひとつなのです。

◎冒頭にファシリテーターが話すこと
・出席者に、行動承認
　ex.「本日も定刻にお集まりいただきまして、ありがとうございます。」
・欠席者については、どんな理由で来られないのかも説明
・今日、何について議論するかを確認する
・継続しているミーティングであれば、「前回の結論」を確認
・今日は「何を決める」のかをメンバーに再認識させる
・細かい約束ごとを繰り返す
　ex.「今日の書記は、〇〇さんです」
　　 「終了時刻は○時○分です」
　　 「人の発言を否定しないでください」
　　 「ポジティブな言葉を使ってください」
　　 「みんなが均等に話ができるように」　　等々

◎ミーティング中、ファシリテーターが守ること
・ニュートラル
・聞く
・疑問を残さない
　　発言が理解できない時、難解な時など、都度クリアにする
・発言を承認する（発言にお礼を言う）
・発言を奨励する
・反対意見も歓迎する
・均等に話をさせる
・インタラクティブに
・偏りのないように　時には視点を変えて
・ゴールを意識させる
・不必要な発言に注意を与える
・話し過ぎない
・結論に誘導しない
　×「じゃあ、こうすることにしましょう」
　○「じゃあ、これはどうしましょう」

◎時間を守ること
・開始予定時刻の5分前に着席
・開始時刻を厳守
　メンバーがそろっていなくても始める
・開始時に終了予定時刻を告げる
・終了予定時刻に終わる

◎結論の出し方
・「結論」は、最終的な「結論」ではなく「その日の結論」であっていい
・自らが結論に誘導しない
・できる限り、メンバーに結論を言わせる

◎ミーティングの終わり方
・参加者に成果承認
　ex.「今日も活発な議論をありがとうございました」
・「今日の結論」を繰り返す
・書記に、いつまでに議事録を回付できるかを尋ねる
・次回の予定を調整する
・参加してくれたことに謝辞を述べ、
　次回も定刻に集合してくれるよう要請する
・「忘れ物がないですか」と尋ね、実際に歩いてチェックする
・会議室を退出しなければならない時刻の10分前までに終了する

すべてを事務的にやろうとすると、ちょっと違和感も生じるので、
あくまでも自然に。
毎回繰り返さなくても、理解しているなと思われるところは省略してかまいません。
臨機応変に。
冒頭に示した「その日の結論」には到達しないかもしれません。
それでもメンバーが「この議論は確実に進んでいる」と感じることができれば
ファシリテーションの第一歩は達成していると思いましょう。

ファシリテーションは促すこと。
参加を促し、発言を促し、議論を促し、結論を出すことを促し。
ファシリテーターは、議論の中身をどうこうしようとするのではなく
議論の流れを絶やさずに、ゴールまで見届けることが求められるのです。


あなたのミーティングは、活発な意見交換がなされていますか。
ここを変えたいな、と思うところはどんなところでしょう。

チームミーティングが変わることで、
チームにどんな影響があるでしょうか。

日々のこと_20160426

先日、柳家花緑さんの落語を聞いてきました。

第33回「花緑ごのみ」。私も何回かお邪魔しています。
　
人間国宝、5代目柳家小さんの孫である花緑さん。
「古典も始まりは新作」と言いながら、

時代の話題を落語にして若い層にも人気があるのですが、

今回は古典。志ん生が得意にしていたネタも

披露していました。

「枕」はアイスブレイクで、

「口上」はファシリテーターさながら。
ひとつの「話」が「フレーム」、「フレーム」には

ひとつの「ネタ」が中心に置かれ、

全体は「4つの話＝4つのフレーム」で構成されている。

会話の交信はなくとも、気持ちが通じ合うことで、

お客様には満足をもってお帰りいただく。

日本伝統の話芸には、コミュニケーションの要素がいっぱいです。
　
コミュニケーションの面白さをあらためて感じた一日、ではありました。

ファシリテーション② ニュートラルであること

前回からファシリテーションの話をしています。
今回は、ファシリテーターの基本スタンスについて。

ファシリテーション②。
「基本は、ニュートラルであること」

中立な立場で発言を受け止め、議事を進め、結論に到達できるか。
ファシリテーションの成果を決めるのは、
ファシリテーターが中立であるかどうかにかかっている。

ファシリテーターは、結論を導いてくれる人ではない。
アイディアをくれる人でもなければアドバイスしてくれる人でもない。
個人の意見に特別な賛成をするわけでもなく、反対・否定をすることもない。
だからと言って冷淡な態度を執るわけではない。
「いい」とも「悪い」とも言わない。
評価をしない。
判断をしない。

否定形が続いてしまった。
言い方を変えてみよう。

ファシリテーターは、
・参加者の意見をきちんと受け止め
・受け入れる
・気持ちを発信させるように気を配り
・発言することを促し
・発言したことを承認する
・メンバー全員に発言の機会を与え
・意見交換を活発化する
・ゴールへの方向とは異なる言及には勇気をもって警告も発する
・共有したゴールをめざして進んでいることをメンバーに意識させ
・議論が結論に至ることを歓迎する

結論は、ファシリテーターが想像・想定したものと異なっていても問題ではない。
結論に対する個人的意見を言うことはないが、
結論を出さないことについては意見を言うだろう。
ファシリテーターが結論を出すことが目的ではなく、
チーム、組織、メンバーが
自らの結論を出すことがファシリテーターの役目だからだ。

同じことが、コーチングでもカウンセリングでも言える。
コーチやカウンセラーは、常にニュートラル。

自分と意見が合わなくても、選択が間違っているとわかっていても
「それは違うな」という言い方はしない。（コーチの多くは、しない。）
自分の思いを吐露すること、自己開示すること、行動することは大いに奨励するが
思いの中身、考えていること、行動そのものに対して意見を挟むことはまずない。
（こうだ、と思える行動をするために多くの可能性を考えさせることはするだろうが）

「それは違う。こうしたほうがいい」
「そうじゃないよ、こうすべきだよ」と言っても
クライアントが従わないことを、コーチやカウンセラーは知っているから。
人は他人のアドバイスを容易には受け入れられない動物。
そしてアドバイスをもらうことで依存が起こってしまう。

クライアントの自律を阻害することを、
コーチやカウンセラーはしないのだ。

課会、部会でも、議論の場であるならば、「ニュートラル」が基本。
やっかいなのは、所属長が司会もしくはファシリテーターをやる場合。
どうしても、個人的な見解や主張が全面に出てしまい、
一方的な誘導や偏見に満ちた判断が行われてしまう危険性がある。
所属長に追従している部下が司会もしくはファシリテーターをやる場合も
所属長におもねったファシリテーションになりがちなので注意が必要。

「オレがオレが」という所属長の場合は特に注意。
警鐘を鳴らすことは重要だが、聞こえない警鐘は意味がないし、
「オレがオレが」の人は警鐘さえも受け入れないだろう。
となると、組織が組織として継続できる可能性も下がってしまう。

肝に銘じて司会・ファシリテーターの任を果たしてほしいと思う。


あなたが参加している会議は、ファシリテーションが機能していますか。
あなたがファシリテーターを命じられたら、
どんなファシリテーションをしたいですか。

ファシリテーション① それは、促すこと

ファシリテーション能力が会議の成果を左右する。

そんなこと、今では常識のようになってしまったけど、
昔は、ちょっと感覚が違っていた。
「この会議はどうして同じことばかり話し合っているんだろう」
「どうして決まらないの？決めないの？」
「定刻に始まらないし終わらない理由は、何？」
なんとなく、ただ感覚として会議に問題があることだけは気づいていた。
問題の存在を「ファシリテーション」が説明してくれた。

あちこちでファシリテーション能力が求められている。
会議だけではなく、グループの何気ない会話でも生かすことができる。
チームビルディングにも必要だ。「重要だ」かもしれない。
世の中が求めているスキルのひとつのように感じる。
数回に分けて、ファシリテーションについて書くことにする。

①ファシリテーションは促すこと。

facilitateを辞書で引くと、
・容易にする　楽にする
・促進する　促す
と出てくる。
もともとは生理学の言葉なのだろうか。
「神経経路の中を興奮が通りやすくなること」というのも出ている。

・議事進行を容易にする
・思考を楽にする
・ディスカッションを促進する
・決議決定を促す
まさに会議のための単語のよう。

生理学の言葉を借りれば、
「風通りがよくなること」
ということは、
「コミュニケーションをよくすること」
まさに、感情の授受、発信受信、人間関係をよくするための
スキルと言っていいのだろう。

　ファシリテーションは、促すこと。

そう考えると、ファシリテーションの理解は容易になる。


あなたが普段、誰かに、何かに、促されていることは何ですか。
あなたが普段、周りに促していることは何ですか。

日々のこと_20160404

先日、某公益財団法人にうかがい、研修講師をしてきました。
テーマはコミュニケーション。チームの中を、チーム間を、
あるいは外部との関係を、より活性化するために、
ディスカッションと演習で構成した3時間。

「自分たちはもっと成長できる」と、
受講された皆さんは確信していただいたようで、
とても嬉しく思います。

研修の成果はアンケートの良し悪しではありません。
実際に、研修で学んだことが組織や個人に根づくか、です。
忘れることを前提とした”研修”に限界があることは明らか。
受講された方々の地力になるような時間に、と
講師を続けています。

あなたの組織で求められている力は何ですか。 

継続・再生できる力をつけるには何が必要だと思いますか。