ファシリテーション④ ミーティングのファシリテーション

ファシリテーションについて書いています。

先日、あるクライアントと話をしていた時に思い出して、
数年前に書き物にしていたものを引っ張り出してきました。
部分ですが、ご紹介します。

-------

ファシリテーションがはやりである。
ミーティングを効率化していこうという思いが企業の細部に広がっている。
ファシリテーターを外部から招聘して会議を行うケースも増えているという。
ファシリテートは「容易にする」「楽にする」「促す」と訳があてられている。
発言を容易にし、楽にディスカッションさせ、決定を促す。
次に進めるためのスキルだ。頭ではわかっていても、なかなかできない簡単なこと。
それをルールに従って行おうと体系化したスキル。
会議やチームや組織。いろいろなレベルでのファシリテーションがあるが、
その基本を専門家に紹介していただこう。

『ファシリテーター型リーダーの時代』
　フランク・リース著、黒田由貴子著、プレジデント社刊から。

ファシリテーションのポイントは、
① 中立的な立場
② チームのプロセスを管理する
③ チームワークを引き出す
④ チームの成果が最大となるように支援する

なんだ、ファシリテーションとは、ドラッカーの言う「マネジント」を実現するための
ひとつの方法ではないか。

ここでは、ミーティングのファシリテーションの原則を、抜粋してみる。
・どうしても必要な時にだけ会議を開く
・妥当な成果を出すことに集中する
・時間を節約するために、必要であればあらかじめ参加者に宿題をだしておく
・全員が参加し、集中し、グループのシナジーと創造性を
　最大限に引き出す会議を設計することに時間をかける
・出席すべきメンバーが必ず出席するように働きかける
・予定した時間に開始し、終了する
・グループの焦点を成果に絞らせる
・開放的で信頼感にあふれる雰囲気を作るために、
　気分転換やちょっとした懇親のための時間を設ける
（ただし無駄に時間を使わないこと）
・作業方法、視覚的な資料、デモンストレーション、色使い、講演者の選定には、
　楽しさや変化をつける
・参加者の都合や予定に配慮し、会議時間は長くしすぎない
・会議が長時間に及ぶ場合には、参加者がその重要性を理解しているかを確認し、
　出席する価値のある会議にするように配慮する
・目標達成までのプロセスで障害にぶつかったり、行き詰ったりしたときには、
　いったん会議を終了させるかどうか、グループに判断させる

いかがだろう。
あなたが主催する会議やミーティングは以上の原則が貫かれているだろうか。
主催者であるあなたは認識できているだろうか。
出席者はどうだろう。あなたが認識しているとして、
あなたはそれを参加者にどうやって伝えているだろうか。

あなたが明日のミーティングをどうしようかと考えているなら、
ファシリテーターになりきってやってみることをお勧めしたい。
きっと、何かが変わると思うのだが。