ファシリテーション③ ルールを守る

ファシリテーションの話をしています。
今回は、ファシリテーションのルールについて。

ファシリテーション③。
「ルールを徹底することで、ミーティングは前に進む」

ファシリテーションにはいくつかの大切なルールがあります。
メンバーとファシリテーターがルールを守ることで、
ミーティングは見違えるように進化します。
そして、ルールを守り、ルールを守らせることが
ファシリテーターの最も大切な役割のひとつなのです。

◎冒頭にファシリテーターが話すこと
・出席者に、行動承認
　ex.「本日も定刻にお集まりいただきまして、ありがとうございます。」
・欠席者については、どんな理由で来られないのかも説明
・今日、何について議論するかを確認する
・継続しているミーティングであれば、「前回の結論」を確認
・今日は「何を決める」のかをメンバーに再認識させる
・細かい約束ごとを繰り返す
　ex.「今日の書記は、〇〇さんです」
　　 「終了時刻は○時○分です」
　　 「人の発言を否定しないでください」
　　 「ポジティブな言葉を使ってください」
　　 「みんなが均等に話ができるように」　　等々

◎ミーティング中、ファシリテーターが守ること
・ニュートラル
・聞く
・疑問を残さない
　　発言が理解できない時、難解な時など、都度クリアにする
・発言を承認する（発言にお礼を言う）
・発言を奨励する
・反対意見も歓迎する
・均等に話をさせる
・インタラクティブに
・偏りのないように　時には視点を変えて
・ゴールを意識させる
・不必要な発言に注意を与える
・話し過ぎない
・結論に誘導しない
　×「じゃあ、こうすることにしましょう」
　○「じゃあ、これはどうしましょう」

◎時間を守ること
・開始予定時刻の5分前に着席
・開始時刻を厳守
　メンバーがそろっていなくても始める
・開始時に終了予定時刻を告げる
・終了予定時刻に終わる

◎結論の出し方
・「結論」は、最終的な「結論」ではなく「その日の結論」であっていい
・自らが結論に誘導しない
・できる限り、メンバーに結論を言わせる

◎ミーティングの終わり方
・参加者に成果承認
　ex.「今日も活発な議論をありがとうございました」
・「今日の結論」を繰り返す
・書記に、いつまでに議事録を回付できるかを尋ねる
・次回の予定を調整する
・参加してくれたことに謝辞を述べ、
　次回も定刻に集合してくれるよう要請する
・「忘れ物がないですか」と尋ね、実際に歩いてチェックする
・会議室を退出しなければならない時刻の10分前までに終了する

すべてを事務的にやろうとすると、ちょっと違和感も生じるので、
あくまでも自然に。
毎回繰り返さなくても、理解しているなと思われるところは省略してかまいません。
臨機応変に。
冒頭に示した「その日の結論」には到達しないかもしれません。
それでもメンバーが「この議論は確実に進んでいる」と感じることができれば
ファシリテーションの第一歩は達成していると思いましょう。

ファシリテーションは促すこと。
参加を促し、発言を促し、議論を促し、結論を出すことを促し。
ファシリテーターは、議論の中身をどうこうしようとするのではなく
議論の流れを絶やさずに、ゴールまで見届けることが求められるのです。


あなたのミーティングは、活発な意見交換がなされていますか。
ここを変えたいな、と思うところはどんなところでしょう。

チームミーティングが変わることで、
チームにどんな影響があるでしょうか。